Webapplicatie zorgt voor succesvolle vertaalslag
  • Vertaalbureau Perfect - welkomstscherm
  • Vertaalbureau Perfect - opdracht aanmaken
  • Vertaalbureau Perfect - opdrachten
Boek achtergrond

Vertaalbureau Perfect

Logo Vertaalbureau Perfect

Vertaalbureau Perfect bestaat sinds 2007 en is de verbinding tussen opdrachtgevers en vertalers. Daarbij staan zekerheid, snelheid en gemak centraal. Het vertaalbureau wilde graag zijn processen verder optimaliseren en schakelde hiervoor Synetic in om een uniek en op maat gemaakte webapplicatie te ontwikkelen.

De uitdaging

Vertaalbureau Perfect had voor de webapplicatie een aantal specifieke wensen. Allereerst wilde het vertaalbureau bepaalde workflows van begin tot eind automatiseren, maar ook de mogelijkheid creëren om verschillende gebruikersgroepen met elkaar samen te laten werken binnen de webapplicatie.

Het was daarbij van essentieel belang dat de webapplicatie voor iedere fase binnen het proces precies zou bepalen welke acties er ondernomen dienden te worden. Verder was het de wens van Vertaalbureau Perfect om de webapplicatie meertalig te maken.

Specifieke wensen

Vertaalbureau Perfect had voor de webapplicatie zodoende een aantal specifieke wensen. Dit varieerde van gebruiksvriendelijkheid tot technische toepassingen.

De volgende uitdagingen stonden Synetic te wachten:

  • Automatiseren van workflows van begin tot eind
  • Gebruikersgroepen met elkaar laten Het meertalig maken van de webapplicatie
Vertaalbureau Perfect - user stories

De oplossing

Het eerste doel vormde de ontwikkeling van een platform waarin alle betrokken partijen naadloos aan elkaar te verbinden zijn. Doordat Drupal van nature goed in staat is om verschillende gebruikers in één omgeving samen te laten werken, was dit een logische keuze voor de webapplicatie.

Aan het werk met SCRUM

Op basis van de SCRUM methodiek zijn vervolgens samen met Vertaalbureau Perfect de prioriteiten voor de webapplicatie vastgelegd en geïmplementeerd. Hierin zijn alle processen in kaart gebracht en gekeken welke persona’s er op ieder moment binnen een project betrokken zijn.

Visualisatie en usability

De totale grafische vormgeving van de webapplicatie is verzorgd door Synetic. Hierbij is duidelijk gedacht vanuit de gebruiker en komt dit tot uitdrukking in de usability. De webapplicatie is zeer gebruiksvriendelijk en zonder het te hoeven lezen van een handleiding uitstekend te gebruiken. Het geheel is geïntegreerd binnen de huisstijl van Vertaalbureau Perfect.

Vertaalbureau Perfect - stroomdiagram

Hoe het werkt

Workflow management

Via de webapplicatie is het nu voor een opdrachtgever mogelijk om direct zijn wensen op te geven en een offerte uit te zetten via het systeem. Vervolgens worden meerdere vertalers door middel van een automatische e-mail hiervan op de hoogte gebracht en kunnen zij zich inschrijven op het project. Vertaalbureau Perfect kan daarna de opdracht uitzetten naar één of meerdere vertalers.

Vertalen en corrigeren

De vertalers gaan vervolgens met de teksten aan de slag, die bij oplevering verstuurd worden naar een revisor voor de laatste controle en eventuele wijzigingen waar nodig worden doorgevoerd. Zodra de laatste vertaler zijn onderdeel van het project heeft ingediend en deze zijn geredigeerd, ziet de webapplicatie dat de opdracht is voltooid en wordt deze in zijn geheel naar de opdrachtgever verstuurd.

Uitgebreide statistieken

Dit gehele proces kan op de voet worden gevolgd door de betrokken partijen met behulp van zeer uitgebreide statistieken die in de webapplicatie zijn geïntegreerd. Naast de algemene statistieken is bijvoorbeeld ook de planning van een project in te zien en de status op te vragen. Bijvoorbeeld welke vertalers erbij zijn betrokken, hoever zij zijn met hun onderdeel van de opdracht en welke deadlines er zijn gesteld.

Op deze manier is het voor revisoren ook duidelijk wat zij aan documentatie mogen verwachten, zoals hoeveel woorden en gestelde deadlines, terwijl projectmanagers kunnen bijsturen indien nodig en op de hoogte zijn van de stand van zaken. Het gehele proces kan daarbij ook zelfstandig worden beheerd en aangepast.

Eenvoudig factureren

Om de afronding en facturering van het project vlekkeloos te laten verlopen, is er een koppeling gemaakt met het boekhoudprogramma Reeleezee dat Vertaalbureau Perfect gebruikt. Vanuit de webapplicatie wordt er op deze manier automatisch een factuur naar de opdrachtgever verstuurd, terwijl de vertalers hun betaling via het boekhoudprogramma op tijd ontvangen.

Vertaalbureau Perfect - Interface

De resultaten

Synetic heeft Vertaalbureau Perfect geholpen om een intuïtieve en gebruiksvriendelijke webapplicatie in gebruik te nemen, waarmee een duidelijke efficiëntieslag is gemaakt.

Door de webapplicatie kunnen alle betrokken personen bij een project niet alleen sneller en efficiënter werken, maar zijn er ook diverse werkprocessen volledig geautomatiseerd. Op deze manier kunnen gebruikers meer doen in dezelfde tijd.

Internationale expansie

Daarnaast zorgt de webapplicatie er voor dat Vertaalbureau Perfect naast Nederland ook verder kan groeien in Duitsland. De webapplicatie is namelijk ook meertalig gemaakt. Duitse opdrachtgevers worden zodoende volledig in het Duits aangesproken, waarin naast de e-mailcorrespondentie ook rekening is gehouden met de facturering en Duitse wetgeving.

Groei van 1121%

Synetic heeft er met de webapplicatie mede aan bijgedragen dat Vertaalbureau Perfect over de afgelopen jaren een groei heeft gerealiseerd van maar liefst 1121% (link naar blog), waarmee het in de Deloitte Fast50 ranking een respectabele 12e plaats inneemt.

Aan alle wensen voldaan

Door nauw samen te werken met Vertaalbureau Perfect, is er een webapplicatie ontstaan die aan alle wensen voldoet.

  • De nieuwe webapplicatie is gebruiksvriendelijk voor alle gebruikers
  • Gebruikers kunnen voortaan sneller en efficiënter werken
  • Omslachtige processen zijn volledig geautomatiseerd
  • Vertaalbureau Perfect kan dankzij de webapplicatie doorgroeien in Duitsland, door volledige meertaligheid van de webapplicatie.

Tot slot wordt de webapplicatie nog altijd doorontwikkeld door Synetic en via updates voorzien van nieuwe mogelijkheden, waardoor Vertaalbureau Perfect een succesvolle vertaalslag heeft weten te maken.

"Ik zou internetbureau Synetic zeker aanraden bij anderen als zij ook verder willen groeien."
Sam van Gentevoort CEO, Vertaalbureau Perfect